在采购员借款的时候你有了他的借条，如果财务的处理是根据借款单就记账借其他应收款增加的话你就可以根据会计做的凭证登记日记帐，如果会计做账是等采购员回来报销的时候记账的话，你只能是在你自己的盘点表上面显示你当日的现金减少了，而不能登日记账。待会计做账之后登记日记账. 而银行存款则是你有了进账单或者是支票头或者是利息单都要等会计做账后再登记日记账，你也同样只能是每发生一笔记入你自己的盘点表或者是余额表里面（自制的表格）让你清楚的知道每笔金额的动向。
填制记账凭证是会计核算的重要环节，填制正确与否，关系到记账的真实性。除了严格遵循填制原始凭证的要求外，还应注意以下几点： （1） 日期栏的填写，记账凭证的日期应以财会部门受理会计事项日期为准，日期栏要填写细致，年、月、日要写全。 （2）摘要的填写简明扼要，既能概括经济业务的要点，又便于登记账簿和账证核对。 （3）会计科目填写必须按照国家统一规定的会计科目，名称填写会计科目以保证核算口径的一致。准确地使用会计科目，不得简化或用代号。